Datenbanken - Microsoft Access
Mit „Access“ legen auch Einsteiger recht einfach Datenbanken an, gestalten Formulare und führen einfache Abfragen durch oder erstellen umfassende Berichte. Möchten Sie eine neue Datenbankdatei entwerfen, können Sie aus einer Reihe einsatzbereiter Vorlagen wählen oder die benötigten Datenfelder selbst definieren. Zur Auswahl stehen neben Standardfeldtypen wie „Text“, „Währung“, „Memo“ oder „Zahl“ auch Nachschlage- und Beziehungsfelder für Verknüpfungen zwischen Tabellen, berechnete Felder oder auch Anlagefelder, in denen Sie für Datensätze zum Beispiel Fotos oder PDF-Dokumente hinterlegen. Praktisch ist das Integrieren vorgefertigter „Anwendungsparts“, zum Beispiel einer Kontaktdatenbank. Neben den mitgelieferten „Parts“ lassen sich auch eigene Tabellen oder Berichte als Vorlage für eine spätere Nutzung „aufbewahren“.
Neben Desktop-Datenbanken erlaubt „Access“ das Anlegen von Webdatenbanken, sofern Sie Zugriff auf eine SharePoint-Website mit Access Services besitzen. In diesem Fall nutzen Anwender Ihre Datenbank über einen einfachen Browser. Lediglich zum Ändern grundlegender Parameter wie Struktur oder Layout ist „Access“ noch notwendig. Bei der Maskengestaltung für den Endnutzer dürfen Sie Ihrer Kreativität freien Lauf lassen, denn „Access“ bietet funktional wie optisch eine Vielzahl an Werkzeugen für professionelle Layouts. Setzen Sie per Mausklick Schaltflächen, Hyperlinks, Listenfelder und Kombinationsfelder ein oder verwenden Sie Grafiken und Beschriftungstexte. Mit den „Office-Designs“ verpassen Sie Ihren Formularen eine einheitliche Optik aus Farbkombinationen und Schriftarten. Alternativ zur „Handarbeit“ für das Layout Ihrer Masken bietet „Access 2010“ für diese Arbeit auch einen Assistenten an.
Für Ihre Berichte können bedingte Formatierungen sehr informativ sein. Anhand definierter Bedingungen zeigen Datenbalken dabei optisch Verhältnisse oder Trends ausgewerteter Informationen an, die so auf einen Blick zu erkennen sind. Benötigen Sie Informationen aus Ihrer Datenbank, die nicht direkt über ein Feld verfügbar sind, generieren Sie mit so genannten „Ausdrücken“ spezielle Abfragen. Diese bestehen aus Operatoren, Konstanten, Funktionen oder Namen von Feldern bzw. Tabellen. Mit dem „Ausdrucks-Generator“ reduziert sich diese Arbeit jedoch auf ein Minimum. Dank „IntelliSense“ genügt es zum Beispiel, den Anfang einer Funktion einzutippen, und schon erscheint eine Auswahlliste möglicher Optionen. Auch bei der „Programmierung“ von Makros (etwa für Schaltflächen) macht es „Access“ dem Anwender leicht, denn der Makro-Assistent vereinfacht das Vorgehen und reduziert zudem mögliche Fehlerquellen.
Auch beim Datenimport zeigt sich „Access“ flexibel. So integrieren Sie etwa Informationen aus Webdiensten wie einem Onlinekatalog oder „SharePoint 2010 Business Connectivity Services“ in Ihre Datenbanken. Ebenso möglich ist der Zugriff auf externe Quellen wie Excel-Tabellen oder SQL Server. Im Zusammenspiel mit „Outlook“ sammeln und übernehmen Sie sogar Daten aus E-Mails, etwa für Umfragen oder Statusberichte.
